Urencriterium bijhouden: zo houd je 1.225 uur aantoonbaar bij

Van alle administratieve klussen is de urenregistratie degene die starters het vaakst uitstellen.

Begrijpelijk. Er komt geen brief over. Er is geen deadline per kwartaal. Niemand vraagt ernaar.

Tot de Belastingdienst er wél naar vraagt. En dan hangt er ineens serieus geld aan.

In dit artikel: wat het urencriterium is, welke uren meetellen, hoe je een registratie bijhoudt die vijf minuten per week kost, en wat er geldt als je naast een baan onderneemt.

Controleer de actuele voorwaarden altijd op belastingdienst.nl.

Wat is het urencriterium?

Het urencriterium is de eis dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt.

Haal je dat aantoonbaar, dan heb je toegang tot de belangrijkste ondernemersaftrekken:

• De zelfstandigenaftrek (€ 1.200 in 2026)
• De startersaftrek (€ 2.123 extra in 2026)

Samen is dat € 3.323 die je van je winst mag aftrekken. Afhankelijk van je tarief scheelt dat al snel meer dan duizend euro belasting.

Er is nog een tweede voorwaarde, die veel mensen over het hoofd zien. Daarover zo meer.

Wat als je het niet haalt?

Dan verlies je de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Dat is vervelend, maar niet het einde.

Je houdt namelijk gewoon recht op:

• De mkb-winstvrijstelling van 12,7%: daar geldt geen urennorm voor
• Alle zakelijke kostenaftrek: die staat helemaal los van het urencriterium
• De investeringsaftrek, als je in bedrijfsmiddelen hebt geïnvesteerd

Er blijft dus genoeg over.

Het addertje: de tweede voorwaarde

Naast de 1.225 uur geldt er nóg een eis: je moet meer tijd aan je onderneming besteden dan aan andere werkzaamheden, bijvoorbeeld een baan in loondienst.

Dat heet het grotendeelscriterium.

Maar: was je in één of meer van de vijf voorgaande jaren geen ondernemer? Dan hoef je hier niet aan te voldoen. Als starter hoef je dus alleen de 1.225 uur te halen.

Dat is een belangrijke uitzondering. Werk je 32 uur in loondienst en besteed je daarnaast 25 uur per week aan je bedrijf? Dan haal je het grotendeelscriterium niet, maar mag je als starter tóch de zelfstandigenaftrek claimen.

Let op bij een start halverwege het jaar

Dit verrast veel mensen: je mag de 1.225 uur niet omrekenen naar de periode dat je ondernemer was.

Start je op 1 juli? Dan moet je in die zes maanden alsnog 1.225 uur maken. Dat is ongeveer 47 uur per week.

Voor de meeste starters die halverwege het jaar beginnen, is het urencriterium in dat eerste jaar dus niet haalbaar. Dat is geen ramp: de mkb-winstvrijstelling blijft gewoon staan.

Welke uren tellen mee?

Meer dan je denkt. Alle uren die je aan je onderneming besteedt tellen mee, niet alleen de uren die je factureert.

Dus ook:

• Offertes schrijven
• Acquisitie en netwerken
• Je administratie bijhouden en btw-aangifte doen
• Je website bouwen en onderhouden
• Cursussen en bijscholing in je vakgebied
• Reistijd naar klanten
• Materialen bestellen, je werkplek inrichten
• Marketing en social media

Juist voor starters is dat goed nieuws. In je eerste jaar zit een groot deel van je tijd in dingen waar geen factuur tegenover staat.

Welke uren tellen níet mee?

• Beschikbaar zijn zonder te werken. Ben je in het weekend bereikbaar maar bel je niemand? Die uren tellen niet. Los je één keer per maand vier uur een storing op, dan tellen die vier uur wél.
• Privétijd, vakantie en huishoudelijke taken.
• Uren in loondienst. Die tellen mee voor je totale werktijd, maar niet voor de 1.225.

Bij twijfel: noteer de activiteit gewoon. Schrappen kan altijd nog, reconstrueren niet.

En als je zwanger bent?

Onderbreek je je werk door zwangerschap? Dan tellen de niet-gewerkte uren over in totaal 16 weken tóch mee als gewerkte uren. Dat zijn ongeveer 672 uur.

Daardoor halen veel zelfstandige moeders het urencriterium alsnog.

Zo houd je het bij: vijf minuten per week

Een urenregistratie die overeind blijft heeft vier kolommen. Meer niet.

Datum	Klant of project	Activiteit	Uren
12-03	Bakkerij De Korenaar	Offerte opgesteld	1,5
12-03	Eigen bedrijf	Btw-aangifte Q1	1,0
13-03	Van Dijk BV	Uitvoering opdracht	6,0
14-03	Eigen bedrijf	Netwerkbijeenkomst + reistijd	3,5

De valkuil is niet het formaat, maar het ritme.

Wie het per week bijwerkt is er vijf minuten mee bezig. Wie het per kwartaal probeert te reconstrueren is een avond bezig en levert een zwakker dossier op.

Praktisch werkt dit het best als vast onderdeel van een wekelijks administratiemoment: uren invullen, facturen versturen, bonnetjes wegwerken, klaar.

Lees ook: Zzp-administratie zelf opzetten: klaar in één middag

Waarin houd je het bij?

Alle drie werken prima:

• Spreadsheet. Gratis, van jou, geen abonnement. Voor de meeste starters ruim voldoende.
• Boekhoudpakket met urenmodule. Handig als je je facturen er toch al in maakt.
• Aparte app (Toggl, Clockify). Handig als je veel wisselt tussen projecten.

Wat je ook kiest: kies er één en gebruik alleen die.

Achteraf reconstrueren: mag dat?

De vraag die iedereen stelt die in oktober beseft dat er nog niets op papier staat.

Het eerlijke antwoord: de wet schrijft geen specifiek format voor. Je moet de bestede tijd “aannemelijk” kunnen maken. De Belastingdienst noemt zelf agenda’s, offertes, urenbriefjes en facturen als voorbeelden van bewijs.

Maar in de praktijk is een registratie die je gedurende het jaar bijhield veel geloofwaardiger dan een lijst die je in december in elkaar hebt gezet. Dat verschil telt zwaar bij een controle.

Nog iets belangrijks: je uren moeten passen bij je omzet. Het is niet aannemelijk dat je 1.225 uur werkte en bijna geen omzet draaide. Bij starters accepteert de Belastingdienst dat de eerste jaren wel, je moet immers nog klanten vinden. Bestaat je bedrijf langer, dan verwacht men ook meer omzet.

De conclusie is in elk geval praktisch: begin deze week, niet volgend kwartaal.

Naast een baan ondernemen

Werk je in loondienst en bouw je daarnaast je bedrijf op? Dan zijn er twee dingen om te weten.

Eén: je uren in loondienst tellen niet mee. Je moet de 1.225 uur bovenop je baan halen. Dat is ongeveer 24 uur per week, het hele jaar door.

Twee: het grotendeelscriterium (meer tijd aan je bedrijf dan aan andere werkzaamheden) geldt níet voor starters. Was je in één van de vijf voorgaande jaren geen ondernemer, dan hoef je alleen de 1.225 uur te halen.

Voor deze groep is de registratie extra belangrijk. Je totale beschikbare werktijd wordt verdeeld tussen twee dingen, en dat maakt de onderbouwing gevoeliger. Zorg dat je kunt laten zien wanneer je die uren precies maakte.

Niet gehaald? Wees eerlijk

Kom je aan het einde van het jaar onder de 1.225 uur uit? Claim de gekoppelde aftrekposten dan niet.

Doe je dat wel en komt het uit bij een controle, dan volgt een naheffing, mogelijk met rente en een boete. Bij de rechter wint de Belastingdienst deze zaken vaak, juist omdat de onderbouwing dan niet klopt.

Er blijft genoeg over: de mkb-winstvrijstelling van 12,7% en al je zakelijke kostenaftrek staan helemaal los van het urencriterium.

Lees ook: Aftrekposten voor startende zzp’ers: wat mag wel en wat niet

De 3 fouten die je nu kunt voorkomen

1. Pas in het najaar beginnen met registreren. Begin op dag één. Een registratie die het hele jaar loopt, is het bewijs. Een lijst uit december is een reconstructie.
2. Alleen declarabele uren noteren. Acquisitie, administratie, scholing en reistijd tellen gewoon mee. Wie die vergeet, komt onnodig tekort.
3. De registratie in je hoofd of in losse notities bewaren. Eén vast overzicht, meer heb je niet nodig, maar dat ene overzicht heb je wel echt nodig.

Veelgestelde vragen

Hoeveel uur per week is 1.225 uur per jaar? Ongeveer 24 uur per week als je 52 weken werkt. Reken je met 48 werkweken, dan is het ruim 25 uur per week. Plan iets ruimer in, zodat je marge hebt.

Ik ben in juli gestart. Geldt de 1.225 uur dan ook? Ja. Je mag het aantal niet omrekenen naar de periode dat je ondernemer was. Ook bij een start in juli moet je 1.225 uur maken in dat kalenderjaar.

Telt reistijd naar een klant mee? Ja. Reistijd voor je onderneming telt mee voor het urencriterium.

Moet ik een speciaal formulier gebruiken? Nee. Er is geen voorgeschreven format. Datum, klant of project, activiteit en aantal uren is voldoende, zolang het aannemelijk en controleerbaar is.

Hoe lang moet ik mijn urenregistratie bewaren? Zeven jaar, net als de rest van je administratie.

Krijg ik nog aftrek als ik het urencriterium niet haal? Ja. De mkb-winstvrijstelling van 12,7% en de aftrek van je zakelijke kosten blijven gewoon staan. Je mist alleen de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek.

Ik werk fulltime in loondienst. Kan ik dan nog aan het urencriterium voldoen? In theorie wel, als je daarnaast 1.225 uur aan je bedrijf besteedt en je als starter geldt. In de praktijk is dat zwaar en moet je onderbouwing sterk zijn.

---

Dit artikel legt het systeem uit, geen persoonlijk belastingadvies. Twijfel je over jouw situatie? Controleer de voorwaarden op belastingdienst.nl of overleg met een boekhouder.